Prozess: Benutzer-Onboarding und Übergabe #
Dieses Dokument definiert den standardisierten Ablauf zur Bereitstellung von Benutzerkonten. Die Einhaltung dieser Schritte gewährleistet Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und einen reibungslosen Start für den Benutzer.
1. Phase: Vorbereitung und Kontoerstellung #
Diese Schritte werden von der IT-Abteilung nach Eingang einer autorisierten Anforderung (z.B. durch die Personalabteilung oder eine Führungskraft) durchgeführt.
1.1. Namenskonventionen #
- Benutzername (Schema):
vorname.nachname - E-Mail-Adresse (Schema):
vorname.nachname@userdomain- Beispiel:
hans.mustermann@example.com
- Beispiel:
1.2. Kontoanlage im Active Directory (AD) #
- Vorlage verwenden: Um konsistente Berechtigungen sicherzustellen, wird das Konto eines bestehenden Benutzers mit vergleichbarer Rolle oder Abteilung als Vorlage kopiert.
- Benutzerdaten eintragen: Alle relevanten Felder (Vollständiger Name, Beschreibung, Abteilung etc.) sorgfältig ausfüllen.
- Initialpasswort setzen: Ein sicheres, zufällig generiertes und langes temporäres Passwort vergeben. Dieses Passwort wird nur für die Ersteinrichtung verwendet.
- E-Mail-Adresse zuweisen: Die E-Mail-Adresse gemäß der oben genannten Namenskonvention im Benutzerkonto eintragen.
- Postfach initialisieren: Eine Willkommens-E-Mail an die neue Adresse senden. Dies stößt die Erstellung des Postfachs auf dem Mail-Server (z.B. Microsoft Exchange) an.
- Konto-Status: Falls das Konto nicht sofort benötigt wird, sollte es aus Sicherheitsgründen initial deaktiviert werden.
1.3. Kommunikation #
- Nach erfolgreicher Erstellung des Kontos wird eine Bestätigung an den Anfordernden (z.B. die Führungskraft) gesendet.
2. Phase: Sichere Übergabe an den Benutzer #
Diese Phase findet direkt mit dem Benutzer statt und erfordert dessen persönliche Anwesenheit oder eine anderweitig sichere Identitätsprüfung.
2.1. Vorbereitende Maßnahmen am Tag der Übergabe #
- Identitätsprüfung: Die Identität des Benutzers ist zweifelsfrei sicherzustellen (z.B. durch persönlichen Abgleich mit einem Ausweisdokument oder durch Bestätigung einer vertrauenswürdigen Person wie dem direkten Vorgesetzten).
- Konto aktivieren: Falls das Konto deaktiviert war, muss es jetzt aktiviert werden.
- Willkommenspasswort setzen: Das Passwort des Benutzers auf ein standardisiertes, einmalig gültiges Willkommenspasswort zurücksetzen.
- Passwortänderung erzwingen: Die Option “Benutzer muss Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern” im AD muss zwingend aktiviert sein. Dies ist ein kritischer Sicherheitsschritt.
2.2. Interaktive Übergabe mit dem Benutzer #
- Erstanmeldung: Der Benutzer gibt seinen Benutzernamen (
vorname.nachname) am System ein. - Passworteingabe: Der IT-Mitarbeiter gibt das zuvor festgelegte Willkommenspasswort ein.
- Neues Passwort festlegen: Das System fordert den Benutzer nun auf, sein eigenes, geheimes Passwort festzulegen. Der Benutzer muss dabei auf die Einhaltung der Passwortrichtlinien hingewiesen werden:
- Mindestens 12 Zeichen Länge
- Verwendung von Sonderzeichen (z.B.
!,?,#,$) - Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben
- Verwendung von Ziffern
- Bestätigung: Der erfolgreiche Anmeldevorgang mit dem neuen Passwort wird gemeinsam überprüft.
2.3. Einweisung und Schulung #
- Grundlagen der Systemnutzung: Eine kurze Einweisung in die wichtigsten Funktionen geben:
- An- und Abmeldung (Login/Logoff)
- Sperren des Bildschirms (
Win + L) - Ändern des eigenen Passworts (
Strg + Alt + Entf) - Kontaktwege zum IT-Helpdesk (Telefon, E-Mail, Ticketsystem)
- Sicherheit und Best Practices: Den Benutzer für wichtige Sicherheitsthemen sensibilisieren:
- Erkennen von Phishing- und Spam-E-Mails
- Umgang mit vertraulichen Daten
- Wichtigkeit von Geheimhaltung des Passworts
- Offene Fragen: Dem Benutzer die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen und diese verständlich beantworten.
3. Phase: Nachbereitung und Abschluss #
- Übergabeprotokoll: Es wird empfohlen, ein kurzes Übergabeprotokoll zu erstellen, auf dem der Benutzer den Erhalt der Zugangsdaten und die erfolgte Einweisung per Unterschrift bestätigt.
- Abschluss der Anforderung: Der Anfordernde wird über die erfolgreiche Übergabe informiert und das zugehörige IT-Ticket wird geschlossen.
